自治体向け文書管理システムにおけるAIエージェント機能の開発

Polaris.AIは、既存の自治体向け文書管理サービスに対して、生成AIを活用した検索・作成支援機能の実装および本格導入を支援しました。

PoC段階での検証結果を踏まえ、AWS Bedrock Flowsを用いたLLMワークフロー型のシステム構築を実現し、文書業務の効率化と実務現場への適合を両立させました。

自治体業務における文書管理は、高度に定型化されている一方で、生成AIをどこに・どのように活用すべきか、その具体的な適用範囲は明確になっていませんでした。
また、既存のSaaS型文書管理システムには生成AIの柔軟な組み込みが難しく、既存システムと連携可能な形での導入が必要とされていました。

加えて、行政文書には独自の構造や語彙体系が存在し、個人情報保護や公文書管理法などへの配慮も求められるため、自治体固有の文書構造に対応した高精度なAI実装が不可欠でした。

本プロジェクトでは、AWSの最新サービスであるAmazon Bedrock Flowsを中心に、複数のAWSマネージドサービスと連携したフルマージドなアーキテクチャを構築しました。

これにより、既存システムへの影響を最小限に抑えつつ、生成AIを活用した新たな文書作成支援ワークフローの追加が可能となりました。

行政文書特有の構造を高精度に解析
件名・本文・詳細・連絡先などを自動分類し、90%以上の精度で行政文書の構造化を実現
元文書の形式を保持したまま加工
全角空白やエスケープシーケンスを保持しつつ、フォーマット崩れを防止
GUIベースかつマネージドサービスの連携により開発コスト削減と保守性を両立
GUIを活用したフロー構築により開発コストを削減するとともに、そこで発生する保守メンテナンスにかかる工数をマネージドサービスをフル活用することで抑止
実地調査に基づく要件精緻化
複数自治体（都道府県／市区町村）へのヒアリングを通じて、実際の業務運用に即した要件定義を実施

本プロジェクトでは、技術開発と現場理解の両面から、以下のような価値を提供しました。

高速PDCAでのソリューション再構成
短期間でクライアントの課題を理解・構造化し、生成AI時代に最適化されたソリューションとして構築
現場起点での要件深化
当初の想定である「文書検索支援」にとどまらず、「文書作成支援」まで含む包括的なAI活用に発展
先進技術の迅速な導入
AWSの生成AI基盤であるBedrockサービス (Bedrock Flows, Prompt Management, Knowledge Base) をフル活用し、生成AIワークフローとRAGの融合を実現

Polaris.AIは今後も、行政・自治体業務における実務課題に寄り添いながら、現場で本当に使えるAIシステムの設計・実装を支援してまいります。

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